Privacystatement Scouting Brigitta
23 mei 2018 

 Inleiding
Scouting Brigitta organiseert activiteiten en heeft daarvoor persoonsgegevens nodig. In dit document willen u hierover duidelijk en transparant informeren. Wij geven antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Brigitta en – waar nodig – door Scouting Nederland, het overkoepelende orgaan van scoutinggroepen in ons land. Voor meer informatie over dit onderwerp verwijzen wij naar de tekst van ons privacybeleid. Download hier ons privacybeleid.

 Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn verschillende gegevens die iets over een persoon kunnen zeggen, zoals de naam, het adres en de leeftijd. Zodra (een combinatie van) deze gegevens naar een specifieke persoon herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Daarbij gaat het niet alleen om de combinatie van naam en adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook om de combinatie van een voornaam met een geboortedatum. Ook foto’s en video’s worden in combinatie met andere gegevens gezien als persoonsgegevens. Organisaties die beschikken over de persoonsgegevens van derden moeten daar zorgvuldig mee omgaan. 

 Van wie verwerkt Scouting Brigitta persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad: 

• Jeugdleden 
• Ouders van minderjarige jeugdleden 
• Volwassen leden 
• Geïnteresseerden die (hun kind) lid willen (laten) worden 
• Vrijwilligers 
• Donateurs 
• Relaties (bijv. gemeente, architect, etc.) 
• Oud-leden 

 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegeven?
Alle vrijwilligers van Scouting Brigitta verwerken persoonsgegevens of hebben toegang tot persoonsgegevens in het e-mailsysteem en documentenopslag van Scouting Brigitta en de centrale ledenadministratie van Scouting Nederland (SOL).  

 Waarvoor verwerkt Scouting Brigitta persoonsgegevens?
Van iedereen die lid wil worden van Scouting Brigitta, of zijn of haar kind lid wil maken van de groep, of aan de slag wil gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wil gaan, hebben wij persoonsgegevens nodig. Deze hebben we nodig voor de inschrijving als lid, om te kunnen communiceren over bijvoorbeeld onze activiteiten, om contributie of donateursbijdragen te innen, om zorg dragen voor de gezondheid en het welbevinden van de leden tijdens activiteiten en om de kwaliteit en veiligheid binnen de groep te kunnen waarborgen. 

 Verwerkt Scouting Brigitta ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk
verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende godsdienstige overtuiging. Bijzondere persoonsgegevens verwerken wij alleen als dat strikt noodzakelijk is voor de veiligheid of verzorging van onze leden en vrijwilligers. Scouting Brigitta verwerkt in twee gevallen bijzondere persoonsgegevens. 

Het verzorgingsformulier 

Van dit formulier wordt alleen een papieren versie bewaard in de aanwezigheidsmap. Deze map wordt in een afgesloten kast bewaard. Op dit formulier staat naast de standaard NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats etc.) ook zorginformatie. Denk daarbij onder andere aan allergieën, dieetwensen en de vraag of het betreffende kind ’s nachts gewekt moet worden om te plassen. Van zowel leden als vrijwilligers wordt een verzorgingsformulier bewaard vanaf het moment van vaststellen tot en met 1 september van het jaar daarop volgend. 

Verklaring Omtrent Gedrag 

Van al onze vrijwilligers wordt een VOG gevraagd. Ook dit document wordt alleen op papier bewaard. De VOG’s worden in een afgesloten kast bewaard. 

Hoe gaat Scouting Brigitta met persoonsgegevens om? 
De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer verwerkt dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verzameld.  

Wie kan er bij mijn gegevens?
De meeste persoonsgegevens staan in SOL. Deze gegevens zijn voor de (ouders van) leden inzichtelijk en desgewenst aan te passen met een eigen SOL-account op https://login.scouting.nl. De betreffende speltakleiding heeft ook toegang tot deze gegevens in SOL.  

Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (Regio Haarlem of Scouting Nederland) kunnen de persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie officiële toestemming voor hebben gekregen. 

De speltakleiding heeft ook toegang tot de verzorgingsformulieren. Dit papieren document is op verzoek van (de ouder van) een lid ook inzichtelijk voor hem- of haarzelf. 

Uitwisseling van persoonsgegevens
Met iedere instantie waaraan gegevens van leden van Scouting Brigitta worden verstrekt, zal een verwerkingsovereenkomst worden aangegaan. Denk hierbij aan een overnachtingsregister bij weekenden en kampen. Op incidentele basis kan er ook interne uitwisseling van persoonsgegevens van leden tussen het bestuur en andere vrijwilligers van Scouting Brigitta plaatsvinden. Na het voltooien van de taak waar deze gegevens voor worden gebruikt, zullen deze gegevens worden verwijderd dan wel vernietigd. 

Hoelang worden mijn gegevens bewaard? 
Gegevens die te maken hebben met het lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving in SOL bewaard om over de jaren heen statistische informatie zoals ledenaantallen te kunnen blijven genereren. 

Daarnaast is het voor onze groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Wie niet ingeschreven wil blijven als oud-lid, kan dit aangeven bij de gegevensbeheerder van Scouting Brigitta. De persoonsgegevens worden in dat geval verwijderd. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.  

 Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens? 
Bij het verwerken van persoonsgegevens is Scouting Brigitta gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? 
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Brigitta kan men terecht bij desbetreffende speltakleiding, of bij het verenigingsbestuur van Scouting Brigitta (verenigingsbestuur@scoutingbrigitta.nl). Ook kan men contact opnemen met Scouting Nederland via info@scouting.nl. 

 Wijzigingen privacybeleid 
Scouting Brigitta behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid.